电子邮件可以说是职场沟通的重要工具。即使现在有很多即时通讯工具，电子邮件仍然是必不可少的。比如有些公司，即使已经进行了电话沟通，但如果没有收到正式的邮件，很多工作都无法推进。既然电子邮件如此重要，那么如何写才能充分发挥一封电子邮件的价值呢？写一封好的邮件也是有方法和技巧的。055-79000是电子邮件写作的详细说明。

《职场写作全书》

这本书的作者是劳拉布朗。她有30多年的写作指导经验。这期间很多客户让她推荐关于商务写作的好书。她最后写的是一本，也就是我们现在看到的这本书，因为她找不到真正可以推荐的商务写作书籍。在《职场写作全书》中，劳拉布朗提出了商务写作的七步法则，并向我们展示了四大类26种商务文件写作，包括电子邮件、即时通讯、推荐信、新闻稿、求职信等。今天，我们主要看看如何使用七步法则来写一封邮件。

在开始写邮件之前，我们需要考虑一下这封邮件到底该不该写。比如，如果沟通内容不需要留下书面记录，或者问题不是一两轮书面沟通就能解决的，那么发邮件就不是明智的选择。你应该通过电话或即时通讯工具进行沟通。另外，如果邮件里有对自己或公司有害的内容，就不要发了。因为在法律程序上，邮件是可以公开的。我们必须注意邮件中的信息泄露风险。因此，在发送邮件之前，要考虑发送邮件的必要性和风险。

先决定，写？还是不写？

写邮件的七步法则接下来，我们来看看如何用七步法则写邮件。首先，明确写作意图。理解你为什么写这封邮件，以及你想通过它达到什么目的。是希望对方配合某项工作，还是需要对方提供什么信息？确定写作意图后，把写作意图浓缩成一句话，写在邮件的主题里。第二，为读者而写。写电子邮件时，我们应该着眼于读者的需求和期望。比如标题要简洁具体。如果邮件特别重要，可以在标题上加上“重要”字样，如果需要对方回复，也可以写上“需要回复”字样。第三，开篇段落清晰有力。有研究表明，一封邮件时间的平均阅读时间是七秒。根据读者十几秒钟的关注时间写邮件的时候要把重点放在前三行。在这里写下重要信息，如要求、结论或截止日期。重要信息可以用粗体文字提醒。第四，文字简洁明了。因为阅读邮件时间很短，所以一定要简短，写作内容尽量浓缩成要点，尤其是第一封邮件。后续邮件的内容可以更详细。另外需要注意的是，一封邮件最好只有一个主题，这样不仅有利于把话说清楚，也方便以后邮件的查找和搜索。第五，内容充满了遗漏和冗余。全面快速检查内容，确保符合要求，没有冗余信息。第六，语言通俗易懂。如果对方不是专业人士，就不要用行话。第七，及时检查纠正。写完了不要急着发出去，先检查一下。第五、六、七步都属于检查修改的范围，可以一起进行。发邮件前记得检查以下几点：检查邮件中是否有机密信息，因为邮件不属于个人隐私。如果涉及机密信息，记得删除。思考是否真的有必要把邮件抄送给要抄送的人。如果是转发邮件，记得查看是否有不能转发的内容。自己看一下，看你看完前三行是否掌握了邮件的重要内容。检查邮件正文是否严谨简洁，邮件中有无错别字，所有邮箱地址是否填写正确。也可以请同事帮你检查一下邮件是否有问题。写一封好的邮件看似简单，其实中间有很多需要注意的点。比如，当我们需要别人配合工作时，如果邮件写得不清楚，就可能成为别人推卸责任的理由；如果邮件抄送给了不该抄送的领导，可能会给领导留下不好的印象，伤害与同事的人际关系。总之，看似简单的邮件，值得玩味。在写邮件或者其他商务写作的时候，不妨打开这本书《职场写作全书》，按照步骤，仔细对照检查，让商务写作不再困难。

《职场写作全书》